Scrierea e-mailurilor este importantă în zilele noastre, mai ales luând în considerare că fiecare dintre noi primim 106 e-mailuri în medie/zi și probabil trimitem peste 100 de emailuri.

De exemplu: de ce să scrii e-mailuri bune este vital pentru cariera ta?

Aveți de gând să evoluați la job? Dacă aveți ambiții, va trebui să aflați cum să scrieți e-mailuri care să dea rezultate.

A fi capabil să comunicați eficient este cea mai importantă dintre toate abilitățile de viață … Dacă solicitați locuri de muncă sau doriți o promovare, aveți nevoie să demonstrați abilități bune de comunicare … Pe măsură ce cariera dvs. progresează, importanța abilităților de comunicare crește.

E-mailul este instrumentul pe care îl folosim cel mai adesea in comunicarea la job, deci este cea mai mare oportunitate a ta. Îți oferă timp în fiecare zi pentru a demonstra abilitățile tale de comunicare cu angajatorul tău actual, colegii, partenerii etc.

Ai nevoie de ceva mai convingător? Maggie Worth, director de comunicare la Universitatea din Georgia de Vest, scrie:

„Angajații care au demonstrat capacitatea de a se reprezenta pe ei înșiși și compania într-o manieră clară, convingătoare și profesională sunt mult mai susceptibili să fie aleși pentru funcții de management.”

Dr. Stephanie Heald-Fisher, președintele Programului de absolvire de la Universitatea Globe, explică mai departe:

„În mediul de afaceri de astăzi, indiferent de industrie, a comunica eficient înseamnă, de obicei, o utilizare mare a e-mailului și folosirea e-mailului înseamnă a fi capabil să scrii … E-mailul este adesea prima impresie pe care o primește cineva. Un e-mail prost scris are ca rezultat o primă impresie slabă.

Obținerea promovării este afectată și de abilitățile de scriere. Bune abilități de scriere înseamnă inteligență, profesionalism și competență. Abilitățile slabe de scriere înseamnă lipsa de inteligență, profesionalism și competență. Încă o dată, imaginea ta profesională este afectată de abilitățile tale de scriere. Cu cât sunt mai bune abilitățile dvs., cu atât imaginea dvs. este mai bună și șansele dvs. de promovare sunt mai mari.”

Cu alte cuvinte, dacă nu înveți să scrii e-mailuri clare, profesionale și inteligente, colegii și șeful tău vor presupune că ești incompetent. Vei fi pentru totdeauna blocat în partea de jos a scării carierei.

Iar a scrie un e-mail bun nu înseamnă doar că știi să scrii o propoziție.

Cum nu știe toată lumea cum să scrie un email?

Din pacate nu.

Nu scrie prin e-mail ceva ce toată lumea știe să facă? La urma urmei, în lumea de azi, cei mai mulți dintre noi știm să citim și să scriem. Ne cunoaștem ortografia și gramatica. Nu este suficient?

Este cu siguranță adevărat că oricine are abilități rudimentare în manipularea unui calculator poate compune și trimite un e-mail. Și oricine are abilități sociale de bază va ști să se asigure că e-mailul lor nu este prea agresiv.

Pe de altă parte, gândește-te la toate e-mailurile prost scrise pe care le-ai primit în viața ta. Este posibil să fi fost corecte din punct de vedere gramatical, dar nu aveau prea mult sens, poate nici structura, poate nici claritate, cu alte cuvinte ridicau niște semne de întrebare.

Doar pentru că o persoană poate vorbi nu o face un bun vorbitor în public. În mod similar, doar pentru că o persoană poate scrie nu înseamnă că poate scrie e-mailuri bune, poate deveni prozator etc.

Scrierea de e-mailuri eficiente este o abilitate și este una pe care o puteți învăța.

Acum poți să exersezi și tu, ai timpul necesar să faci asta cu succes. Atunci de ce să nu petrecem ceva timp pentru a fi înțeles teoria?

Vom analiza ceea ce face ca e-mailurile să fie eficiente într-o clipă. În primul rând, să ne uităm la unele dintre cele mai mari greșeli de e-mail:

  • Un e-mail de la cineva pe care nu-l cunosc fără să se introducă;
  • Un e-mail care îmi cere ajutorul fără „vă rog” sau „mulțumesc” (sau alte semne de curtoazie);
  • Un e-mail în care expeditorul nu este clar despre ce are nevoie de la mine. (Vreau să mă gândesc să citesc în ciberspațial!) 🙂
  • Un e-mail care specifică doar greșelile mele fără să menționeze nimic bun din ce am facut; (asta legat de feedback, mai ales);

Într-un survey legat de lucrurile care sunt cele mai supărătoare legat de emailuri avem și un top:

  • Nu au primit raspunsul de care aveau nevoie (51%);
  • Mesaje confuze, vagi (19%);
  • Untilizarea excesivă „Reply to all” fără să fie cazul (25%).

Vom termina acest articol prin a menționa ceea ce face ca un E-mail să funcționeze. E-mailurile eficiente:

  • Sunt concentrate pe destinatar;
  • Atrag atenția înainte de a fi deschise;
  • Sunt deschise și citite;
  • Sunt amabile și respectuoase;
  • Sunt scrise cu ortografie și gramatică corecte.
  • Fac destinatarul să se simtă bine;
  • Lasa puțin sau deloc loc pentru interpretare (nu sunt menite să fie literatură!)
  • Nu sunt nici foarte lungi, nici foarte scurte.

Sunteți gata să vă îmbunătățiți abilitățile de scriere prin e-mail? Accesați cursul nostru online AICI!